Remote audit: tips en tricks

Remote auditing. Een praktische oplossing om audits doorgang te laten vinden. Een gecertificeerd managementsysteem moet nu eenmaal periodiek worden geaudit om het certificaat niet te verliezen. Een remote audit i.p.v. een fysieke audit op locatie mag, maar is gebonden aan eisen vastgelegd in een zg. Mandatory Document. Soms kan de audit niet volledig remote worden uitgevoerd of is het onderwerp niet geschikt zoals bij specifieke inspectieaudits. Vast staat dat de audit wel effectief moet zijn en dat de integriteit van de audit niet in gevaar mag komen.

Remote audit, wat is het

Een remote audit verschilt inhoudelijk niet van een fysieke audit op locatie, alleen de audit wordt op afstand uitgevoerd. Vanuit een digitale omgeving met hulpmiddelen als Teams, Teamviewer of Skype, wordt de auditee geaudit. Tijdens het interview worden de processen doorgenomen en besproken. De auditor zal objectief moeten vaststellen of het managementsysteem aan de eisen van de betreffende norm voldoet. Bewijsstukken zal de auditor moeten inzien.

Tips en tricks

Voor wie nog nooit met een remote audit te maken heeft gehad, zijn er toch wel enkele aandachtspunten, tips en tricks zo je wilt: 

• zorg dat de audiovisuele hulpmiddelen goed werken (beschikbaarheid, stabiliteit, bandbreedte)
• weet hoe de audiovisuele hulpmiddelen werken, test beeld en geluid
• oefen eerst, bv in een interne audit op dezelfde manier
• neem het programma vooraf met de auditor door, wat gaat remote; test zo nodig
• soms kan het handig zijn met beeldbellen de omgeving te laten zien, test dit ook even
• een 2e beeldscherm kan ook handig om alvast documentatie op te zoeken
• denk na wat je als achtergrond wil laten zien (die minder opgeruimde studeerkamer?)
• als het gesprek tussen meerdere personen gaat, spreek vooraf de rollen door
• laat iedereen zich introduceren en denk aan de tijd
• vooraf is vaak te bedenken welke documentatie nodig is; zet het klaar bv met een bladwijzer
• bedenk dat het mentaal veel intensiever is; zorg voor tijdsblokken met pauzes
• evalueer na afloop het verloop van deze remote audit

Vragen hierover of vooraf even oefenen? Een (remote) audit uit laten voeren, door een externe auditor in de rol van interne auditor met veel ervaring en een frisse blik?  Interesse, klik dan hier